北京玉渊潭中学总务后勤的信息化建设
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2019-10-07 06:30

  优势是个体工作学习时所采用的最适合自己的最有效的工作学习方式,学生在学习心理差异上各方面强项的总和就构成了学生的学习优势。“优势教育”特指对教育过程中个体差异中积极一面的关注。

  学校,德育为首,教学为中心,总务为基础和保障。玉渊潭中学以“优势教育”为特色的学习文化建设包括三个层面含义:第一层是要发现学生的优势、发挥学生的优势、利用科学的方法发展学生的优势;第二个层面是要发现、发挥、发展教师的优势,建设一支高素质、专业化的教师队伍;第三个层面是要挖掘学校历史文化、地理人文环境、及社会一切可以利用的资源优势来发展学校。

  总务工作的意义在于:首先,为师生提供一个良好的教育和生活环境。学校规模不大,公用经费紧张,只有通过申请专项资金来建设学校。自2010年以来,校总务后勤部门每年申请用于学校环境建设的专项资金逐年增加,大大改善了学校基础环境;其次是总务管理要科学,要有经营意识;再次,为新课程改革提供资源和保障。总务工作的教育意义是学校德育工作的一部分,在建设绿色学校和节能型学校的工作上需要与德育工作紧密结合,以达总务育人的目标。

  总务工作自有其自身特点,需兼顾时效性、服务性、专业性、教育性、社会化、创新性,其中创新性是最大需求点。随着学校的发展,各种设施设备操作、工作规范和要求越来越复杂和严格,这要求在校园建设中有新理念,运行中有新方法,管理中有新思路,处置中有新窍门。总务工作的内容有财务管理、资产管理、生活管理、工程建设管理、安全管理等。其中安全是核心,既要照顾全局,又要注重效益。

  玉渊潭中学将工程建设分为建设工程和修缮工程,其中,建设工程注重安全性和教育性;修缮工程注重艺术性和实用性;学校将自身文化理念贯彻贯彻其中。学校西楼改造工程可称之为放心工程,历时三年完成;学校食堂建设堪称文化理念和工程建设的完美结合,不但增强学生就餐体验感,更被视为总务育人的前沿阵地。各类专业教室建设皆用心良苦,艺术长廊、养心坊、剪艺坊、阅览室、机器人空间、地理数字星球教室、茶艺教室、道德讲堂,还有服装设计室、书法教室、通用技术3D打印实验室、物化生实验室,还有管乐排练厅、形体训练室、健身房、兵乓球室,诸多的专业教室留下了学校文化理念的烙印。最具代表性的是校史馆和户外文化建设,彰显“敦品为翠玉,砺学成渊潭”办学理念。

  学校其他建设工程都考虑到功能的连贯性(如图),经多年努力,学校供暖、用电、用水等方面大大得到改善。

  学校每年都成立当年修缮工程领导小组,从立项、预算评审、设计、监理、施工、结算审计的每一环节严格按上级文件要求执行。工程验收据每年教委后勤管理中心下发的《房管手册》作为验收依据,配合监理单位对工程质量进行全面验收,验收流程严格按国家标准进行,根据工程特性合理安排验收流程。工程验收档案管理是后工程时代的重中之重。档案须具备整体性、成套性、真实性、动态性。具体流程按“文件形成积累整理组卷验收备案正式归档”程序运营。为达成一令大家满意的验收效果,从工程设计阶段就要明确工程最优质标准,施工过程需要微调,将科学性、合理性发挥到位。

  “安全第一、预防为主、综合治理”定期对校园建筑进行检查。日常维修做到常态化,对校舍隐患做到早发现、早处理。对排查出的各类安全隐患及时整改,明确责任人,加强监控。

  国家对教育投入逐年加大,财务管理工作越来越重要,财务管理对学校正常运转及良性发展起到推动作用。合理编制预算;多渠道争取专项建设资金;加强核算提高资金使用效益;对学校经济活动进行财务控制和监督;定期进行财务分析;贯彻执行国家有关法律法规和财务规章制度;勤俭办学,开源节流;为学校教学保驾护航。

  财务预算编制过程是对去年的回顾和对明年的展望,通过预算过程可使管理团队清楚自己的资源以及资源的合理分配和使用。预算的执行是完成年度预算收支任务的关键步骤,是预算管理工作的中心环节。玉渊潭中学财务预算执行方式是在校长统一领导下,按照“谁预算、谁执行”方针来运作。校财务室定期出具财务报表,反应一定时期内学校资金收支情况;通过对财务报表分析,帮助梳理和督促预算执行进程(尤其在特色及专项经费上)。

  在校收入支出管理上,收取学生学费严格按国家有关政策规定收费范围和标准收取,遵守“三重一大”原则,不同额度需在行政会、校务会、教代会群体讨论通过,做到专款专用,收支两条线年开始,学校财务管理已初步实现规范化和流程化,学校整体财务运作机制较完善,职责分工清晰。财务人员素质高、业务精湛、责任心强。下一步学校正处在内部控制规范体系建设收尾阶段,这将使学校财务管理进一步完善,并固化为《内控制度手册》。

  学校总务工作的社会化 通过花钱买服务模式,构建新型学校总务保障和管理模式。玉渊潭中学结合自身发展特点,把核心业务之外、能使用社会优质资源的工作进行社会化改革实践,结合政府采购规定,完善学校“阳光采购制度”。

  物业社会化管理 通过标准化、程序化、考核、反馈实现社会化管理的落实。社会化管理不能只有管理,也要有关怀。提供服务的员工并不属学校编制内,很容易对学校产生隔阂。校领导和全体师生对物业员工既有精神鼓励也有实际行动,如组织物业员工参加学校各类活动,将他们纳入到学校工会组织中来;逢年过节校领导都会慰问值守人员等。

  总务实现了社会化,总务服务也就实现了现代化。总务社会化并不等于在编总务人员就可高枕无忧,相反是把总务人员身份变为管理者,实现“管办分离”,作为管理者承担的责任更艰巨了。总务社会化将服务变为有偿,把原有管理模式变为育人目标和经济目标相结合管理;逐步把服务与管理脱钩,服务实体化、自主化,管理规范化、科学化。

  食堂外包:通过价格指挥棒来控制品种搭配比例,形成金字塔价格模式,提高学生入口率,严格按食品安全部门要求进行日常卫生安全检查。

  校车管理:按编制数配车只有3辆,用车紧张。通过OA网络办公自动化系统处理用车申请,可做到有预约才有车用,还能提前规划出车线路,一次出车能兼顾多件事,提高了效率,满足了大家用车需求,缓解了司机压力。

  零星修缮管理:没采用工作流前,常发生维修不及时情况。采用OA工作流后实现整个维修过程管理,保证维修的及时性和满意度。

  总务主任是学校总务工作和总务管理最直接负责人,是校领导助手,是学校的管家。当好总务主任除要作风正派,坚持原则,廉洁奉公,不谋私利,勤勤恳恳,任劳任怨外,还要熟悉掌握总务管理的基本知识、一般规律和原则,以及总务管理的特色和基本方法;还要有较强的组织才干;熟悉学校各部门工作,对各学科当前和发展的需求有一定了解,对各学科需要的主要设备的规格、性能、维护保养能够涉猎一二,对各部门、各学科需要的办公用品、教学用品规格、数量及消耗率能基本掌握;熟悉房屋修缮、水电安装、木工修理、空间布局、色彩搭配、文化建设、植被养护等工作的一般要领和质量要求。为不断提高教育教学质量工作效率和经济效益,根据总务管理规律,对学校总务管理进行必要的大胆的改革和创新,使总务管理工作逐步科学化。

  数字校园的规划是整体建设的切入点。学校在2013年成为到北京市中小学数字校园第三批实验校建设项目单位,学校结合北京市数字校园的规划和已有数字校园建设内容,制定了玉渊潭中学自己的三年发展规划和整体建设规划。

  数字化校园建设一期:2011年学校得到海淀区教育信息中心的支持,使用专项资金完成了门户网站建设、集控录播系统、中心机房建设、无线网络覆盖、容量存储器等建设项目。

  数字化校园建设二期:2012年陆续完成学生职业生涯规划系统平台建设、选课系统建设、未来教室建设及其他教务应用软件系统建设。

  数字化校园建设三期:2013年学校建设了操场LED大屏项目、信息发布系统、数字图书馆、一卡通门禁系统。

  北京市中小学数字校园第三批实验校建设:这是学校目前正在努力推进完成的项目,包含以软件为主,综合学生成长、教师授课、学习大数据收集、智能推送、无纸化阅卷、职业生涯规划平台、校本课程平台建设等内容。

  我校数校建设的核心理念,是让校务和教务管理,教学、教科研应用,办公应用和生活应用连接为一个整体。

  学校教育信息化是指在教育领域运动计算机多媒体和网络信息技术,促进教育的全面改革,使之适应信息化社会对教育发展的新要求。教育信息化的核心内容是教学信息化,教学是主体,信息化只是辅助,信息技术只能服务于教学创新活动。多媒体、网络、办公自动化系统(OA)等信息化的作用不能忽视。

  与传统教学环境相比,网络环境有明显优势。互联网为学生提供了全新的学习环境和丰富多彩的学习平台,微课、慕课、翻转课都是以互联网为支撑平台的。实现移动化办公,降低学校管理成本,实现学校信息共享和工作推进的效率,对学校各类资源的归档管理提供了便利条件。

  信息化基础设施是教育信息化的物质基础。学校经历过信息化基础设施建设的大规模投入,这是学校信息化管理的必要条件。信息化基础设施建设是一项系统工作,如缺乏科学规划,随意购置各种设备,不能“贴地气”,反而会降低信息化绩效,不利于信息化发展。

  信息化基础设施建设包括:校园网络建设,广播网络建设,计算机网络中心建设,校园视频中心建设,多媒体、多功能报告厅建设,其他数字化设施建设。信息技术与学校管理整合内容包括:学校管理平台,教师专业发展平台,学生人生规划成长平台,网上教学教研平台,家校信息平台等。信息技术与学校课程整合包括:信息技术于课程及学科教学的整合,是将信息技术即作为意识,有作为内容、方法和手段,融于课程及学科教学之中。学校的集控录播系统、技术学科中的通用技术设计课、机器人课、3D打印课等都是整合的成功案例。

  学校数字管理最好的保障就是采用流程化管理,让流程中每个环节背后都是固定的负责人在执行流转,流程最后一定需要有验收和满意度调查。从普通老师到校级领导,都是学校信息化建设的出谋划策者。学校的信息化建设所需要的各种天时地利人和都需全体人员一起参与才会顺利获得。执行人也需具备相应能力,既要懂技术,又不能拘泥于技术具体形式;既要敏锐捕捉教育技术最新动态,又要“守好阵地”让已有资源发挥最大效能。

  第一个工作流“办公用品申领工作流”。学校原来都是以年级组为单位来领取办公用品,用批条子方法。年级组长有时需来办公室多次才能找到签字。拿到签字条还需去仓库领物品,一旦碰到仓库保管员不在,就领不成。一来二去,组长们对这项工作产生不满和怨气。以至于后来组长们为怕麻烦,一次申领物品数量远超过所需,这些物品领回后会造成浪费。为解决这一棘手问题,在2009年通过OA网络办公自动化系统建立了第一个工作流“办公用品申领工作流”。第一步,年级组长们通过网络平台在流程中填写申领物品,流程自动流转到第二步,总务主任看到后据实际需要进行批示,后自动流转到第三步库管员,库管员看到后盘点库存,结合工作时间安排在规定时间内把申领物品送到申请人手中,最后一步是申请人确认一下已收到所需物品。

  其他工作流如雨后春笋般冒了出来:通过工作流优势展现,将学校总务后勤很多日常业务都进行了流程化管理。如前面提过的用车申请工作流解决了约车难问题;学生CMIS补卡工作流解决了学生爱丢CMIS卡问题;印刷申请工作流解决了试卷印刷等一系列问题;会议申请工作流解决了会议室紧张活动“撞车”问题;维修服务申请工作流解决了维修不及时、效果不好把控问题数字总务流程化管理让工作走向主动,解决了工作态度问题;数字总务流程化管理使工作程序优化,展现了总务工作绩效;数字总务流程化管理让工作科学人文,建立了工作能力提升渠道。

  当总务业务与信息化有机结合时,校园数字总务格局便形成了。通过流程化管理,对总务工作有了明确的定位,统一了总务服务理念,形成了后勤工作文化。流程化管理让创新成为可能通过流程化管理,梳理和完善了15个工作制度,10个工作流程。使各项工作有章可循,减少无效环节,规范工作,提高工作效益。通过流程化管理,制定了《总务处管理制度》,为今后工作提供了指导,极大方便了师生学习和工作。

  数字总务是智慧后勤的必经之路,实现智慧后勤才能实现智慧校园。智慧校园采用最新物联网技术,获取大数据加以分析,借助互联网+、云计算来解决学校各类需求,为师生提供一个全面的智能感知环境和综合信息服务平台,提供基于角色的个性化定制服务,将基于计算机网络的信息服务融入学校各个应用服务领域,实现互联和协作。通过智能感知环境和综合信息服务平台,也为学校与外部世界提供一个相互交流和相互感知的接口。

  使用“大数据”的宗旨,是以实用、准确、科学、有效的工具为广大师生们教育教学活动提供保障。想达到这一目的离不开玉渊潭中学的大数据,只有这样,我们提供的保障才能更合理、更精准。

  大数据特点是,量大、多样、快速、有效。在学校我们身边并不缺少大数据,随着近几年智慧校园概念的推进,我校在大数据的及时性、有效性方面有了突出发展,在这里给大家介绍一下微信订阅号数据和学生就餐数据。

  2016年我校官方微信订阅号一共推送了64期,平均每5.7天推送1期,这得益于学校日常各项活动开展的丰富多彩。全年有59544人累计86050次阅读了我们的订阅号内容,其中关注了订阅号的人的阅读量是33998次,占比39.51%;通过朋友之间转发了7094次,占比8.24%;通过朋友圈发送了31109次,占比36.15%;其他阅读13849次,占比16.09%。

  从数据上可看出,关注学校订阅号的人基本都转发朋友圈了,这难能可贵。接下来,好友间转发将会是下一个增长点,当您的朋友圈里面的好友收到学校的微信订阅号,开完之后认可了,他才有可能发送给自己的朋友阅读。从微信订阅号的累计关注人数看,从2015年底的累计关注人数806人,到2016年底累计关注人数上升到2166人,是上一年度的269%,提升了近1.7倍。

  在关注人数稳步上升的过程中,我校在2016年7月份通过制作一期“玉中风采”的订阅号,使得关注人数大幅度提高,同时在新初一、高一的入学家长会上,李校长也将学校订阅号的二维码介绍给家长们,使得关注人数达到了一个新高度。

  以上都得益于提供文字和图片资料的活动部门,以及学校办公室对这些资源的协调和整合,更离不开主管领导的耐心整理并及时审核,最终才能使这一平台进入良性发展过程。玉渊潭中学自2016年9月开学以来,对学生在食堂早餐、午餐的就餐情况进行了数据统计和分析,大部分时间学生早餐人数都在300人左右,如果加上教职员工就会超过300人。早餐吃得饱、吃得好,有助于师生完成上午的学业任务。学生午餐稳定在900多人,说明目前的食堂午餐品种还能够吸引到学生去消费。上学期非毕业年级的各班学生代表参观了食堂操作间,亲身感受到自己餐食来之不易。同时,有些异常数据是因为学校运动会或者年级外出活动原因造成的,也提供了参考价值。还有更细致的选餐品种数据分析供食堂参考。这些数据督促我们通过加强食堂管理来提升学生就餐品种和口味。为了更好的提供就餐保障,下一步学校将开通微信企业号,将把在线订餐应用推送到大家面前。

  2016年发生的其他“大数据”还有一些,如维修工作流完成了289例;校车累计出车1144车次,高于2014年的970次和2015年的1112次,说明业务量在增加。财政部门要求学校每年要核减4%的车辆经费,我们将一如既往的提供科学合理的车辆外出保障。在大家的配合下,我们顺利完成了会议申请流程的操作更迭,新的会议申请流程更加科学,避免了“撞车”的现象出现,同时兼具了日程安排和消息提醒功能。2016年印刷试卷等共1519516张,从各月的数据能看出需求;2016年完成了办公用品申领工作流296笔,其中日常消耗如A4纸、硒鼓、红笔芯、5号电池、曲别针等,都进行了数据统计和分析,为采购工作提供了依据。2017年按照内控制度建设要求,学校物品采购人员和资产管理人员进行了不相容岗位分离,新的办公用品申领工作流简化了申请人的操作,提高了流程效率,同时关注了申领结果的满意度。

  这里有一个学校自录课系统的数据,从2014年开始到2016年,老师们累计完成470节课录制,其中除参加“一师一优课,一课一名师”比赛录课外,还有相当多老师使用了自录课系统。这可能是未来授课的一种方式和手段。还有一个新生大数据,就是放寒假前提供给老师们的书香校园阅读平台。在短短一个寒假里访问量达到了2384次,人均阅读超过20次。试想,当把这一平台推向全体学生时,阅读之风就会吹遍校园。

  流程化管理最佳模型就是从计划Plan到执行Do,再到检查Check,再到纠正Action,然后又到计划、执行、检查、纠正,以此类推。

  这是流程化管理的PDCA模式,提供的保障也是遵循这种管理模式。学校是一个脑力劳动密集型单位,能量的合理补充是重要一环,师生吃不好饭要发脾气。通过PDCA方法来管理食堂已初见成效,校食堂2016年获得A ☆☆整体标准,包含硬件、卫生、服务等因素,均达到较高水平。

  从2015年开始,学校开展了内控制度建设,从访谈到各类调研活动涉及了多个部门人员配合,到2016年6月内控制度试行版本已出台。从业务层面来看内控制度包含六方面:预算控制流程,收支管理控制流程,资产业务管理控制流程,采购管理业务控制流程,合同业务管理控制流程,建设项目管理控制流程。这些都可用PDCA方式来运作,需在使用过程中不断的提出需求来完善。

  北京市玉渊潭中学公立完全中学,全国特色学校,北京市高中特色建设试验项目学校。地理位置毗邻长安街,与中华世纪坛和军事博物馆相邻。在50多年的办学历程中,以文化立校、荟萃名师,道德立人、创新育人,积淀了浓郁的文化,培养了一大批优秀人才。学校以传承文化立校、以荟萃名师立业、以精进道德立人,为首都建设和社会主义国家建设培养了大批合格人才。

  学校作为北京市高中特色建设项目校,初步形成以“优势教育”为特色的学校文化特色。在开展文化建设过程中,以课程文化为载体,以人生规划教育为主线,构建了适合学生兴趣、特长和职业发展倾向的多样化、多层次的课程体系,把“优势教育”的文化理念渗透到课程、课堂,努力发现、发挥、发展师生优势。结合学校“优势教育”的理念,学校制定了智慧校园建设三年发展规划,并逐步实施。学校在总务与信息技术有机结合上颇具特色,以“数字总务”推动了“智慧后勤”的不断发展。

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